Conditions d’éligibilité et de disqualification d’un-e membre

Ne peut être élu-e au poste d’administrateur-trice, et cesse automatiquement d’occuper ce poste, toute personne qui est ou qui devient frappée d’un des empêchements à la délivrance de permis prévus aux paragraphes 2 à 5 de l’article 26 de la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance.

Le CA peut, par résolution, destituer de son poste un-e administrateur-trice lorsque celui-celle-ci a été absent-e à plus de 3 réunions au cours de la même année universitaire.

Nombre de membres et composition du CA

Le CA est composé de 12 administrateurs-trices de la façon suivante :

• 8 parents-usagers élus par l’Assemblée des membres (dont au moins un parent élu par installation du CPE);
• 1 membre du personnel occupant un poste régulier au CPE, désigné-e par l’assemblée des employé-e-s et entériné-e par l’assemblée des membres;
• 2 membres issu-e-s de la communauté universitaire:
  • un-e membre nommé-e par l’Université Laval (non-élu-e)
  • un-e membre nommé-e par la CADEUL (non-élu-e).
• Le-la directeur-trice général-e du CPE est invité-e d’office au CA, sans droit de vote.

Durée du mandat

Le mandat des administrateurs-trices commence dès la fermeture de l’assemblée au cours de laquelle ils-elles sont élu-e-s.

Le mandat est d’une durée de 2 ans : afin d’assurer une continuité au sein du CA, l’élection aux différents postes d’administrateurs-trices est réalisée en alternance.

Idéalement, 4 parents-membres sur 8 sont élus les années paires, tandis que les 4 autres parents-membres sont élus les années impaires.

En cas d’interruption d’un mandat et de remplacement d’un-e administrateur-trice, la durée du mandat du-de la nouvel-le administrateur-trice est écourtée de manière à respecter le renouvellement progressif.

Rôles et devoirs des administrateurs-trices membres du CA

Les membres du CA doivent administrer sainement toutes les affaires courantes du CPE la Petite Cité.

Ils-elles doivent entre autres :

• déterminer les orientations et les objectifs du CPE et voir à la mise en application des moyens pour les atteindre;
• se donner une structure interne en choisissant, parmi eux-elles, un-e président-e, un-e vice-président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère;
• s’assurer que les mécanismes de consultation prévus dans la gestion participative soient mis en place;
• définir des mandats et contrôler leur exécution (ex : comités, direction);
• accomplir tous les actes légaux nécessaires à la réalisation des buts que poursuit le CPE conformément à la Loi sur les services de garde à l’enfance et aux règlements généraux;
• adopter, au besoin, des règlements de régie interne ou amender, s’il y a lieu, ceux existants et adopter les résolutions qui s’imposent;
• négocier les conventions collectives;
• prendre des décisions concernant l’embauche, le licenciement et les conditions de travail du-de la directeur-trice général-e;
• autoriser les achats, dépenses, contrats et obligations qui lient et impliquent le CPE la Petite Cité;
• déterminer, par résolution, les politiques d’admission du CPE, les frais de garde et les modes de paiement, le tout en accord avec la Loi et les règlements généraux;
• s’assurer que les règlements seront respectés et que les résolutions soient exécutées;
• assurer le support professionnel, technique et moral au-à la directeur-trice général-e, tout en lui accordant une marge de manoeuvre et les ressources nécessaires pour une saine gestion;
• se former à titre d’administrateur-trice;
• faire une auto-évaluation comme membre du CA;
• conserver la confidentialité sur toute information dont ils-elles auront eu connaissance dans l’exercice de leurs fonctions, et ce, même lorsqu’ils-elles auront quitté celles-ci. Ils-elles pourront diffuser des informations, pourvu qu’ils-elles aient clairement été autorisé-e-s par le CA à le faire;
• adopter le code d’éthique et s’engager à le respecter.

Procédure d’élection des membres du CA

L’élection de tous les membres du CA a lieu lors de l’assemblée générale annuelle.

Cette élection se déroule de la façon suivante :

1. Le-la DG du CPE agit de plein droit comme secrétaire d’élection. À ce titre, il-elle rend publics le nombre de postes à pourvoir et les procédures de nomination au moment de la convocation à l’assemblée générale annuelle.
2. Au moment de l’assemblée générale annuelle, les membres de l’Assemblée procèdent à la nomination d’un-e président-e d’élection dont le mandat consiste à s’assurer – avec le-la secrétaire d’élection – que les procédures d’élection et de mise en candidature soient respectées.
3. À la clôture de la période de mise en candidature, le-la président-e d’élection se prononce sur la recevabilité des candidatures proposées. Après avoir vérifié que chaque candidat-e accepte d’être mis-e en candidature à l’élection, il-elle informe les membres de l’Assemblée des prescriptions relatives à la composition du CA et il-elle donne la parole à chaque candidat-e pour une très brève présentation de sa candidature.
4. Le-la président-e d’élection procède ensuite au vote à scrutin secret lorsque le nombre de postes à pourvoir est inférieur au nombre total de candidatures valides. On distribue à chaque membre un bulletin de vote. Chaque membre de l’assemblée inscrit le nom des candidat-e-s de son choix. Afin de combler les postes réservés à chacune des installations, un vote distinct peut être tenu parmi les candidat-e-s qui sont parents usagers ou futurs usagers d’une installation pour laquelle aucun autre membre du CA n’est un parent-usager ou futur usager.
5. En cas de vote secret, le président et le secrétaire d’élection agissent comme scrutateurs-trices. L’Assemblée peut, si elle le désire, nommer un scrutateur supplémentaire qui agit comme observateur au moment du dépouillement du scrutin.
6. Le-la président-e, le-la secrétaire d’élection et, en cas de besoin, le-la scrutateur-trice supplémentaire n’ont pas le droit de vote et ils-elles ne peuvent être mis-es en nomination.
7. Les candidat-e-s ayant reçu le plus de voix sont déclaré-e-s élu-e-s par le-la président-e d’élection, sans que celui-celle-ci ne diffuse les résultats du vote. Les bulletins sont détruits par le-la secrétaire et le-la scrutateur-trice après l’élection.
8. Toute décision de-la président-e d’élection quant à la procédure oblige l’assemblée à moins que cette dernière ne fasse appel.

Éligibilité et convocation

Chaque parent membre en règle du CPE est éligible à la mise en nomination en vue de l’élection des administrateurs-trices.
Au moment de la convocation des membres du CPE à l’assemblée générale annuelle :

1. le-la secrétaire d’assemblée avise les membres du nombre de postes en élection et des noms des membres sortant-e-s ayant l’intention de solliciter un nouveau mandat. Les membres sont aussi invité-e-s à faire part de leur intention de se porter candidat-e en communiquant directement avec le-la secrétaire d’élection et en remplissant à cette fin un formulaire de mise en candidature.
   Les renseignements suivants doivent apparaître sur les formulaires de mise en candidature :
   • le nom du parent-membre mis en nomination,
   • son lien avec l’Université Laval, de même que le nom de l’installation fréquentée par son enfant.
2. Les membres ayant déposé le formulaire de mise en candidature avant l’assemblée générale annuelle sont par la suite informé-e-s au fur et à mesure de toute information pertinente relative au déroulement du scrutin.
3. Les mises en candidatures reçues sont présentées à tous les membres du CPE la Petite Cité lors de la seconde diffusion (dite « rappel ») de la convocation à l’assemblée.
4. Les candidatures « tardives », c’est-à-dire les mises en candidature faites séance tenante sans dépôt préalable du formulaire de mise en candidature, sont recevables à la condition que chaque proposition soit dûment appuyée par 2 membres de l’assemblée.

L’assemblée peut mettre en nomination autant de candidat-e-s qu’elle le désire.
La période de mise en candidature se termine à la suite du vote d’une proposition à cet effet durant l’assemblée.

Vacance d’un poste d’administrateur-trice, démission ou expulsion au sein du CA

Vacance d’un poste

Il y a vacance au sein du CA à la suite de la démission écrite d’un-e administrateur-trice, de son expulsion, de son décès, sa faillite, du fait qu’il-elle est ou devient frappé-e d’un des empêchements à la délivrance de permis prévus aux paragraphes 2 à 5 de l’article 26 de la Loi sur les services de garde à l’enfance ou par l’ouverture à son égard d’un régime de protection.

Démission

Pour démissionner de ses fonctions, un-e administrateur-trice doit faire part de ses intentions en adressant une lettre recommandée au-à la président-e ou au-à la secrétaire du CPE la Petite Cité ou en remettant sa démission, par écrit, lors d’une séance du CA. Cette démission entre en vigueur à compter de la date de réception de la lettre ou d’une date ultérieure indiquée par l’administrateur-trice démissionnaire. Un-e administrateur-trice qui perd son statut de membre a l’obligation de démissionner.

Destitution

Les membres peuvent, lors d’une assemblée générale, destituer un-e administrateur-trice du CPE la Petite Cité. L’avis de convocation de l’assemblée doit mentionner que cette personne est passible de destitution et préciser la principale faute qu’on lui reproche.

• En cas de vacance d’un poste de parent-administrateur, le CA procède au remplacement.
• En cas de vacance d’un poste d’administrateur-trice membre du personnel, les membres du CA demandent au-à la directeur-trice général-e d’informer les employé-e-s afin qu’ils-elles procèdent à l’élection d’un-e nouvel-le administrateur-trice à la prochaine réunion. Celui-celle-ci complétera le mandat de l’administrateur-trice sortant-e.

Réunions du CA

Les membres du CA se réunissent environ 1 fois par mois, sauf durant les mois de juillet et août. Ces réunions ont habituellement lieu dans les locaux du CPE.

Au moins 3 jours avant la tenue de chaque réunion, les membres reçoivent un avis écrit de convocation indiquant le lieu, la date, l’heure et l’ordre du jour de la réunion. Si l’ordre du jour comprend l’adoption du procès-verbal d’une réunion précédente, ce dernier doit accompagner l’avis de convocation. Tout document relatif à l’un des points de l’ordre du jour est également joint à l’avis de convocation.

Des réunions du CA sont convoquées par le-la président-e ou à la demande écrite de la majorité des membres du CA.

En cas de nécessité ou d’urgence, le-la président-e ou le-la secrétaire peuvent convoquer une séance extraordinaire du CA sur un sujet précis et, dans ce cas, les délais de convocation prévus ne sont pas de rigueur.

Tout-e membre de la personne morale peut demander de se faire entendre sur un sujet particulier en adressant sa demande au président du CA, qui veillera à inclure ce sujet à l’ordre du jour d’une réunion du CA devant se tenir dans une période n’excédant pas un mois après la date de réception de la lettre du-de la demandeur-deresse qui, naturellement, reçoit un avis de convocation à cette réunion 3 jours avant sa tenue.

Le vote d’une résolution du CA par courrier électronique

Exceptionnellement, le CA peut procéder au vote d’une résolution par courrier électronique. Pour être valides, les résolutions du CA prises par courrier électronique doivent être approuvées et signées de tous pour être valides.

Quorum

Sept (7) administrateurs, dont la majorité est parent-membres, forment le quorum nécessaire à la tenue d’une réunion du CA.

Vote

Tous les membres du CA ont droit de vote.

Une décision prise par le CA ne peut être valable que si elle l’est par une majorité d’administrateurs-trices formant la majorité requise des parents usagers des services de garde.

Rémunération et indemnisation

Les administrateurs-trices ne reçoivent aucune rémunération liée à l’exercice de leur mandat.

Toutefois, sous réserve des restrictions prescrites par la Loi, le CPE la Petite Cité doit :

• indemniser tout-e administrateur-trice, ancien-ne administrateur-trice, ancien-ne dirigeant-e ou tout autre mandataire du CPE ainsi que toute personne qui remplit ou a rempli, à la demande du CPE, des fonctions similaires pour un autre groupement, de même que ses héritiers-ères et représentant-e-s légaux-ales, de tous les frais, débours et dépenses raisonnables faits dans l’exercice de ses fonctions, y compris une somme payée pour transiger sur un procès ou exécuter un jugement, qu’une telle personne a engagés en raison de toute enquête ou poursuite dans laquelle elle est impliquée, pourvu :
  1. qu’elle ait exercé ses fonctions avec honnêteté et loyauté dans l’intérêt du CPE la Petite Cité; et
  2. dans le cas d’une poursuite entraînant le paiement d’une amende, qu’elle ait eu de bonnes raisons de croire que sa conduite était conforme à la loi.
• avancer à toute personne mentionnée au paragraphe précédent les sommes nécessaires pour permettre à cette personne d’assumer les frais de sa participation à une procédure visée au paragraphe précédent et les dépenses afférentes; et celle-ci doit les rembourser si un tribunal ou toute autre autorité compétente établit qu’elle ne satisfait pas aux conditions mentionnées au paragraphe précédent.

Le comité exécutif

Élections

Les administrateurs-trices du CPE la Petite Cité élisent, parmi eux-elles, un-e président-e, un-e vice-président-e, un-e secrétaire et un-e trésorier-ère dès la première réunion du CA.
Ces personnes, à titre de dirigeant-e-s du CPE la Petite Cité, forment le comité exécutif.

Seuls les administrateurs-trices qui sont des parents membres peuvent être élu-e-s à titre de dirigeant-e-s.

Vacance, démission et destitution

Vacance

Il y a vacance au sein du comité exécutif à la suite de la démission écrite d’un-e membre, de son expulsion ou de la perte de la qualité d’administrateur-trice.

Démission

Pour démissionner de ses fonctions, un-e membre du comité exécutif doit faire part de ses intentions par lettre expédiée au-à la secrétaire du CPE la Petite Cité, ou à son-sa président-e si la personne démissionnaire est le-la secrétaire. Cette démission entre en vigueur à compter de la date de réception de la lettre ou d’une date ultérieure indiquée par le-la membre du comité exécutif. Un-e officier-ère qui perd son statut de membre a l’obligation de démissionner.

Destitution

Un-e membre du comité exécutif peut être destitué-e de ses fonctions par le CA s’il-elle ne remplit pas les fonctions et tâches reliées à son titre. Ce-cette membre du comité exécutif cesse d’exercer ses fonctions dès qu’il-elle est destitué-e. Il-elle en est avisé-e par écrit, par le-la président-e ou le-la secrétaire, sur résolution du CA.

En cas de vacance, pour une raison ou pour une autre, les membres du CA élisent parmi eux-elles un-e nouveau-elle dirigeant-e afin de terminer le mandat du membre qui a libéré un poste au sein du comité exécutif.

Le-la président-e

Le-la président du CPE la Petite Cité doit être un parent utilisateur des services de garde.

Le-la président-e :

• est le-l dirigeant-e exécutif-ive en chef du CPE la Petite Cité;
• préside les réunions du CA;
• prépare, en collaboration avec le-la directeur-trice général-e du CPE, l’ordre du jour des réunions du CA et des assemblées générales et, selon le cas, les distribue aux administrateurs-trices ou aux membres du CPE la Petite Cité;
• assure, en collaboration avec le-la DG du CPE, le suivi des résolutions ou des décisions prises par le CA;
• signe les documents requérant sa signature;
• exerce tous les autres devoirs, pouvoirs et fonctions qui lui sont attribués par les administrateurs-trices.

Le-la vice-président-e

Le-la vice-président-e du CPE la Petite Cité doit être un parent membre utilisateur des services de garde.

Le-la vice-président-e :

• est gardien-ne du respect des valeurs et des politiques de l’organisation;
• exerce les pouvoirs et fonctions que peuvent lui prescrire les administrateurs-trices ou le-la président-e.
• exerce les devoirs, pouvoirs et fonctions du-de la président-e en cas d’absence, d’incapacité ou de refus du-de la président-e.

Le-la secrétaire

Le-la secrétaire :

• a la garde du livre du CPE la Petite Cité, contenant notamment : la liste des administrateurs-trices, les règlements généraux, les résolutions et les procès-verbaux.
• s’assure de la rédaction des procès-verbaux des réunions du CA.
• s’assure que les membres du CPE la Petite Cité seront informé-e-s adéquatement des discussions et décisions du CA qui les concernent.

Le-la trésorier-ère

En collaboration avec le-la directeur-trice génénal-e, le-la trésorier-ère :

• partage la charge générale des finances du CPE;
• fait examiner les livres et comptes du CPE la Petite Cité par les personnes autorisées à le faire;
• participe aux prévisions budgétaires ainsi qu’aux analyses financières;
• est responsable des affaires bancaires du CPE la Petite Cité;
• révise et signe tous les documents nécessitant sa signature;
• exerce les devoirs, pouvoirs et fonctions déterminés par les administrateurs-trices comme inhérents à son mandat.

Les autres membres du CA

Les employé-e-s du CPE

Les administrateurs-trices membres du personnel :

• doivent assister aux réunions;
• ne peuvent pas participer aux discussions et décisions concernant leur rémunération et leurs conditions de travail (article 325 du Code civil du Québec et selon la lettre d’entente 1 de la convention collective) ainsi qu’aux discussions et décisions concernant la rémunération, les conditions de travail et l’évaluation du personnel-cadre.

L’administrateur-trice nommé-e par l’Université Laval

L’administrateur-trice nommé-e par l’Université :

• assure les liens avec l’Université Laval;
• informe les membres du CA de la réglementation de l’UL et de toute information ayant un intérêt pour le bon fonctionnement du CPE.

L’administrateur-trice nommé-e par la CADEUL

L’administrateur-trice nommé-e par la CADEUL :

• assure les liens avec la CADEUL.
• informe les membres du CA de toute information ayant un intérêt pour le bon fonctionnement du CPE.

Les administrateurs-trices élu-e-s parmi les parents membres

Les administrateurs-trices élu-e-s parmi les parents membres :

• doivent assister aux réunions du CA.
• exécutent les mandats qui leur sont confiés par le-la président-e ou les administrateurs-trices.